Excel cours N°1 : Les bases (2e partie)

Vos premiers pas

Nous allons faire un petit exercice qui devrait vous aider à faire vos premiers pas dans le monde d’EXCEL.

Votre premier classeur

Cliquez sur le bouton d’office, puis sur Nouveau. Une fenêtre s’ouvre et vous cliquez sur Modèles installés qui se trouve dans la liste à gauche et qui s’appelle Modèles. Parmi les modèles proposés, cliquez sur le modèle qui se nomme Budget mensuel personnel, puis cliquez sur Créer.

Voici ce que vous obtenez.

Explorer la feuille

Vous venez d’ouvrir un classeur qui existe déjà. Cela permettra de vous familiariser avec certaines fonctions essentielles.

Comme vous le constatez, une cellule est active. C’est la B2 et un texte y est écrit dedans. Mais, la cellule B2 n’est pas la seule à avoir un texte. Cela va jusqu'à la cellule J2. Elles ont été fusionnées. Qu’est-ce que des cellules fusionnées ? Tout simplement des cellules que vous avez décidés de regrouper et de mettre par exemple un texte assez qui pour servir de titre (comme dans cet exemple).

Avec les flèches de navigation (ce sont les flèches qui vous permettent d’aller soit à gauche, à droite, en haut et en bas) et allons sur la cellule E6. Vous remarquez dans la barre de formule (barre qui vous permet soit de mettre des formules, soit du texte) l’inscription suivante :

= SOMME (E4 :E5)

C’est ce qu’on appelle une formule. On peut le reconnaître avec son signe =. La fonction SOMME signifie tout simplement que vous additionnez les nombre qu’il y a en E4 et E5. On peut dire que les E4 et E5 est un groupe de cellules qui servent de référence à la cellule E6 et que l’on peut appeler plage.

Modifier les données

Nous allons modifier certains éléments pour vous ce qui peut se passer. Allons par exemple en E4 et saisissons la somme suivante : 4 000 et vous appuyez sur Entrée. En faisant ça, vous passez directement à la cellule inférieure (donc E5) et un nouveau nombre à remplacer l’ancien. Vous remarquez aussi que la cellule E6 a été modifiée grâce à la formule.

Vous pouvez modifier les cellules de la feuille autant de fois que vous le souhaitez.

Enregistrer le classeur

Vous avez plusieurs manières d’enregistrer le classeur.

La première possibilité est un enregistrement rapide. Vous pouvez cliquer sur la croix rouge qui se trouve en haut à droite et l’ordinateur vous demandera si vous voulez enregistrer, ne pas enregistrer ou annuler.

La seconde possibilité, vous pouvez cliquer sur la disquette qui se trouve en haut à gauche. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous demandera où vous voulez enregistrer le classeur. Vous n’aurez qu’à choisir dans la liste proposée complètement à droite l’emplacement et cliquer sur ENREGISTRER. Cette possibilité est aussi valable si vous appuyez sur le bouton office et que vous cliquez sur ENREGISTRER SOUS.

Toujours concernant le bouton office, vous pouvez appuyer sur ENREGISTRER.

Ajouter des feuilles

Ajouter une feuille

Vous trouverez en bas de la feuille des onglets nommés Feuil1, Feuil2, Feuil3,…. Juste à côté de ces feuilles, vous avez un signe. Si vous mettez la flèche dessus, vous verrez qu’une bulle apparaît disant Insérer une feuille de calcul. Si vous cliquez dessus, une nouvelle feuille apparaitra. Vous pouvez aussi, pour faire plus vite, appuyez et maintenir la touche MAJ puis sur F11.

Copier ou déplacer une feuille

Imaginons que vous ayez besoin de recopier ce budget. Comment faire pour le copier sur une autre feuille ? En bas, à droite, vous avez un onglet qui porte le nom de Budget Mensuel Personnel. Avec votre souris, vous vous placez dessus, vous cliquez sur le bouton droit et une nouvelle fenêtre apparaît. Cliquez sur Déplacer ou copier. Une seconde liste apparaît. En bas, vous avez une case qui s’appelle Créer une copie. Cochez-là. Par la suite, vous pouvez, par exemple, cliquer sur (en dernier), puis sur OK.

Une seconde feuille intitulée Budget Mensuel Personnel (2) apparaît. Vous pourrez ainsi copier autant de feuilles que vous le souhaiter.

Si vous décidez de déplacer, il ne faut pas cocher la case Créer une copie.

Renommer une feuille

Vous avez plusieurs onglets Budget Mensuel Personnel. Il faudra les renommer pour les différencier. Deux possibilités. La première est que vous cliquez deux fois rapidement sur l’onglet. Le texte est ainsi sélectionné et vous pourrez ainsi le modifier.

La seconde solution est la suivante : placez-vous sur l’onglet que vous voulez changer. Cliquer le côté droit de votre souris. Une liste apparaît. Sélectionnez RENOMMER et le texte est sélectionné. Vous pourrez ainsi le modifier

Quitter le programme

Une fois que vous aurez terminé votre travail est fini, vous avez deux possibilités de fermer le programme EXCEL. La première consiste à cliquer sur la croix rouge située en haut à droite. La seconde est de cliquer sur le bouton OFFICE (en haut à gauche) et une liste apparaitra. En bas de la liste, vous aurez FERMER. Dans les deux, une fenêtre s’ouvrira vous demandant de confirmer ou non l’enregistrement du fichier, voire de l’annuler. Si vous décidez de l’enregistrer, vous pourrez choisir le nom et le dossier (l’endroit où vous pourrez mettre le fichier. Une fois cela fait, vous pourrez appuyer sur OK.

Que doit-on retenir ? 

EXCEL est un programme qui permet de faire des tableaux, graphiques à partir de données numériques pour les organiser, les analyser et les présenter.

C’est une feuille qui est composée des cellules (dans lesquelles vous pouvez rentrer de données, quels soient à base de nombres ou de texte) et de les modifier à volonté. Grâce à des boutons, vous pourrez améliorer le tableau.

Ces feuilles sont rangées dans un classeur, que vous pouvez ouvrir et enregistrer à volonté. Vous pouvez aussi renommer, déplacer et copier les feuilles à volonté.